Hoy en día, con los medios digitales en su máxima extensión, son mayores las necesidades de crear cualquier evento o congreso en un entorno digital, en el que puedan acudir personas y usuarios de otras partes de la ciudad, incluso del mundo. Por ello, existe la necesidad, cada vez mayor de implementar este formato.
5 Claves para organizar el evento virtual
1. Piensa que quieres aportar. La transición entre eventos físicos a virtuales no es un proceso sencillo. Los eventos digitales no se perciben como una ocasión tan especial como los eventos presenciales, ya que, estos últimos, incluyen viajes, comidas, cenas y la oportunidad de hacer networking en persona.
Aunque los eventos digitales no suponen una ocasión tan destacada, si suponen una reducción de gastos y de logística, además permite llegar a muchos más participantes.
2. Adaptarse a la audiencia. Lo más importante para que un evento virtual funcione, es aportar valor a la audiencia.
Al realizar un evento online, tendrás que competir con todos los demás contenidos en internet que el usuario podrá consumir. Para contrarrestar, los inconvenientes que puedan surgir, deberos conocer a la perfección a los usuarios que formarán parte del evento virtual para poder ofrecerles la mejor propuesta de valor.
3. Escoger la tecnología adecuada. Existen muchísimas opciones para organizar eventos digitales, desde una simple emisión en directo a través de redes sociales como Instagram o Facebook hasta una reunión virtual en 3D con avatares. La elección de la tecnología dependerá de nuestro presupuesto, a las personas que queramos llegar y cual es su conocimiento sobre tecnología.
4. Accesibilidad. Uno de los puntos fuertes de los eventos virtuales, es que permiten acceder desde todo el mundo y en cualquier momento.
Piensa como adecuar la hora de tu evento a la ubicación de los usuarios. También, tendrás que tener en cuenta que habrá usuarios que no se puedan conectar en directo, por lo que será importante que subas los vídeos y los demás contenidos después del evento.
5. Organizar bien el evento y medir los resultados. Al final, la participación de un evento es una experiencia, por lo que deberemos programar comunicaciones para el público registrado como para el general. Antes del evento, crearemos expectativas. En el post evento, será interesante enriquecer la experiencia ofreciendo contenido adicional.
Otra de las grandes ventajas de un evento virtual es que podremos medir en todo momento lo que esta ocurriendo y saber cuál está siendo el impacto. Si quieres descubrir más sobre eventos y diseños sostenibles de stands descúbrelo aquí.
Ejemplos de eventos virtuales
En Jer Publicidad somos expertos en la organización de eventos virtuales y conseguir los mejores resultados.
Uno de los eventos virtuales organizados fue creado para realizar unas jornadas de competencias digitales para incentivar puntos de inclusión digital creado por Bilib. En este evento online, se realizado un landing page en la que se encontraba toda la información y acceso al evento. Se retrasmitió a través de YouTube con un chat para poder interactuar en directo. Previamente al evento, se lanzó una invitación a través de correo electrónico a todos los usuarios con indicaciones de como participar. También, se realizaron adaptaciones para anunciarlo en las redes sociales. De esta manera, se consiguió que acudiera una gran cantidad de personas de diferentes partes de España.
Recientemente, otro de los eventos virtuales que se ha realizado ha sido unas jornadas en colaboración con la Cámara de Comercio de Toledo, en el cual se ha combinado un evento digital con un evento presencial. En este caso, se ha realizado una landing page que recoge toda la información, y se ha habilitado la opción de pago por visión a través de la web, ya que, las jornadas presentaban un aforo limitado. A través de la página web, se podía realizar el pago tanto de la entrada digital, como de la entrada presencial, proporcionando así, la posibilidad de asistir a una gran cantidad de personas, aunque no puedan desplazarse hasta la ubicación en la que ha sido realizado. Al igual que en el evento de competencias digitales, se han llevado a cabo acciones previas al evento para conseguir atraer a una gran cantidad de público, y posteriores al mismo, para poder facilitar el acceso a los vídeos a aquellos usuarios que lo estimen oportuno y poder volver a ver aquellas ponencias que necesiten.
Por ello, si estas pensando en realizar un evento virtual, cuenta con especialistas en la creación de eventos y congresos para que puedan sacar el máximo partido, utilizando la tecnología más adecuada, y te puedan proporcionar el soporte necesario en caso de que ocurra alguna incidencia.
