8 claves para organizar un evento corporativo exitoso

mujer planeando un evento corporativo en su ordenador
Organizar un evento corporativo exitoso representar un gran reto, especialmente si todavía no sabes cómo planificarlos y ejecutarlos correctamente. A continuación te mostramos 8 sencillas claves para lograrlo.

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¿Quieres que tu evento de negocios sea todo un éxito. Desde la planificación hasta la ejecución del evento, te guiamos para preparar cada detalle para asombrar a tus invitados.

1. Define objetivos para tu evento corporativo exitoso

Recuerda que un evento corporativo es una reunión organizada para fines comerciales. Estas reuniones tienen como objetivo promover la presencia de una marca, atraer potenciales clientes y mejorar el conocimiento de la marca entre los consumidores existentes dentro del ámbito empresarial.

Las empresas realizan reuniones, celebraciones, talleres u otras actividades con el propósito de respaldar sus intereses comerciales. Una vez que identifiques lo que quieres lograr con la reunión, todo lo demás vendrá con mucha más facilidad.

Puedes organizar tu evento corporativo para:

  • Dar a conocer tu marca;
  • mostrar y promocionar artículos novedosos;
  • motivar a la gente del trabajo;
  • brindar reconocimiento a los logros logrados en tu empresa;
  • atraer a público nuevo;
  • mostrar tus avances a posibles inversores;
  • incentivar la lealtad de quienes ya son clientes.

¿Qué tipos de eventos corporativos se pueden realizar?

Una variedad de eventos puede ser programados para fines corporativos. Estos incluyen reuniones, discursos y seminarios, así como también fiestas y celebraciones de toda índole. Para que tengas una mejor idea, aquí hay algunas sugerencias:

Reuniones especiales como conferencias. Suelen ser de carácter formal, durante las cuales se intercambian ideas cruciales. Estas pueden albergar a una fuerza laboral interna o extensiva a entidades externas invitadas especialmente.

Presentar algo en público. Es una manera excelente de transmitir ideas a un grupo seleccionado. Estas presentaciones difieren de las conferencias porque son más interactivas, centrándose generalmente en la exhibición de contenido multimedia. Las mismas pueden tener lugar frente a un gran público o simplemente para un pequeño número de invitados.

Los eventos de festejo y celebración. Son comúnmente relajados y enfocados en el disfrute. Estos pueden ir dirigidos a los colaboradores o a la clientela externa. Se puede realizar cualquier actividad deportiva, desde correr hasta practicar natación o testar un nuevo deporte.

Otros ejemplos comunes son la organización de una fiesta de Navidad, un seminario para discutir nuevos proyectos, campañas de incentivación o incluso talleres para aprender sobre alguna área específica.

En general, es esencial saber cuál es el propósito para el cual se montará el evento y a quienes estará dirigido.

2. Establece una lista de invitados al evento

Es importante que al preparar un evento se efectúe una lista con los asistentes apropiados. Es imprescindible que tengan relación con la razón por la cual se va a llevar a cabo. La meta del evento siempre determinará el tipo de invitados requeridos.

Por ejemplo, si lo que estás celebrando son los éxitos obtenidos en el ámbito empresarial, entonces sería pertinente invitar a clientes actuales o futuros.

Con el fin de asegurar que todos los invitados estén presentes, se sugiere realizar una confirmación de su asistencia antes del evento.

evento corporativo exitoso con los empleados relacionándose entre sí

3. Dale una fecha a tu evento corporativo

Escoger un día y hora adecuada para tu evento. Debes asegurarte de que ninguna otra actividad previamente programada relevante para tu empresa o para tus invitados en conjunto entre en conflicto al momento de tu evento.

Para que los asistentes al evento tengan una experiencia satisfactoria, es importante diseñar y elaborar un calendario bien estructurado que tenga en cuenta un equilibrio entre actividades programadas y espacios dedicados a la libre elección del asistente.

Si deseas realizar una fiesta grande, considera el uso de herramientas de RSVP en línea como Eventbrite o Meetup. Esto te ofrecerá la posibilidad de permitir a tus invitados reservar sus plazas a través de Internet.

4. Elige el lugar para tu evento

Al momento de organizar un evento, es necesario ser cuidadosos con el lugar elegido para llevar a cabo la actividad. Esto se debe a que debe ser un sitio que esté acorde con la imagen del negocio y el evento mismo que se desea organizar.

Si lo que quieres es una reunión casual, un restaurante o discoteca serían la mejor alternativa. Si lo que deseas es algo mucho más formal, por ejemplo, una exposición o seminario, un salón de conferencias o auditorio resulta más apropiado.

Si tu evento es al aire libre, puedes sugerir actividades tales como el senderismo, practicar golf, o incluso paintball. Tanto invitados como anfitriones se pasarán un rato agradable con la mejor compañía.

Si tu evento corporativo se encontrará cerca de uno de los grandes cuerpos de agua como un lago o el mar, considere la posibilidad de dar a sus invitados el privilegio de viajar en botes por toda el área para que disfruten del paisaje.

Para obtener el mejor resultado, deberá elegir un lugar que sea tanto práctico como acogedor para tus asistentes e invitados. No te olvides de tener en cuenta el tamaño del lugar y verificar primero que esté preparado para todo tipo de eventos.

5. Enumera todos los gastos que se harán

Determinar el presupuesto es esencial, pues nos ayuda a evitar sorpresas indeseadas. Algunos materiales para considerar son elementos como mesas y sillas para el catering, así como mesas de exhibición si se ofrecerán productos o servicios durante el evento.

Igualmente hay que pensar en la estética. Comenzando con elementos visuales como luces y pantallas LED, estas son algunas cosas que hay que considerar para completar la decoración del evento.

Contratar a alguien que pueda llevar música en vivo es una opción para mantener el ambiente alegre durante un evento. Ya sea un grupo o un DJ, lo importante es animar la celebración con buenos sonidos.

Cuando se trata de determinar qué comidas y bebidas deben incluirse para el próximo evento, el proceso requiere la toma de decisiones sobre qué tipos de alimentos y bebidas comprar. Debes tener en cuenta que el tipo de comida y bebida que ofrecerás varía la logística de su almacenamiento y transporte.

Esto significa coordinar con los proveedores, pero no hay nada de qué preocuparse, siempre y cuando estés preparado para lo que viene. Estos consejos te ayudarán a saber cómo ponerte en contacto con los proveedores para que tu escena sea la mejor posible.

Asegúrate de considerar un presupuesto para tarjetas de invitación, volantes, tarjetas de agradecimiento y productos promocionales como pegatinas y gorras con el logo.

Es importante diseñar un material promocional que tenga la capacidad de impactar a los consumidores y proporcionarles toda la información necesaria para decidir si los productos o servicios de una empresa son los adecuados para ellos.

6. Forma un equipo de planeación

Para poner en marcha un evento, se requiere cierta planificación. Se debe armar un grupo de trabajo con roles definidos para que todos tengan una idea clara de qué hacer y la responsabilidad sea compartida.

Para ello, es importante asignar tareas individuales para que el trabajo se organice y nada quede al azar. Esto incluye asignarles tiempos límite a los diferentes pasos del proyecto para que puedas cumplir con cada etapa dentro de los plazos establecidos.

La hora de día afecta también la decisión de los alimentos y bebidas que ofrezcas. Si hay actividades previstas para el mismo, por ejemplo, un juego de mesa o similar, entonces se recomienda servir mejor comidas ligeras y refrescos más que alcohol.

Debe estar todo listo antes de la fecha marcada para el gran día, incluyendo papelería y decoraciones adicionales necesarias. Considerando todos estos elementos es una forma eficiente de garantizar el éxito del evento.

mujer planeando su evento corporativo en un tablero

7. Promociona tu evento corporativo

Si no quieres que tu evento sea un fracaso, lo mejor es enviarles a tus invitados mensajes o alertas por correo electrónico o mensaje de texto. Así, si el encuentro se extiende por varios días, al menos podrás estar seguro de que tus huéspedes recordarán la cita y asistirán.

Puedes asegurarte de que la gente se enterará de tu evento corporativo creando carteles, invitaciones electrónicas o materiales gráficos y distribuyéndolos entre tus amigos, conocidos o a través medios como el correo electrónico o el teléfono.

8. Evalúa el éxito de tu evento

Si quieres determinar el alcance de tu evento, la mejor cosa que puedes hacer es preguntar a tus invitados.

Pide su opinión sobre lo que fue y qué cosas podrían mejorarse para la próxima vez. Esto te ayudará a comprender y resolver los problemas. Además, si deseas evaluar el éxito del evento con precisión, siempre considera recopilar datos relevantes como el número de asistentes u horas pasadas en el lugar, así como monitorear las actividades en las redes sociales relacionadas con el mismo.

En conclusión

Para que un evento corporativo tenga éxito, es importante tenerlo bien planificado con antelación, pero como ves no tiene mucha dificultad si sigues esta serie de pasos clave. Te aseguramos que tus invitados se pasarán un momento memorable y lograrás los objetivos que te has planteado.

Si necesitas orientación sobre algunos temas, siempre hay gente dispuesta a ofrecerte sugerencias y recomendaciones valiosas para ayudarte a tomar mejores decisiones.

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